Автоматизация отдела продаж ЗАО "ТУС"

Задать вопрос
Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос по услуге

Oktell + CRM-Eludia повышают эффективность работы отдела продаж в строительной компании «ТУС» 

Цели проекта:

  • повышение клиентоориентированности;
  • оптимизация работы менеджеров – без потери клиентов;
  • настройка электронного документооборота и модуля распределения задач ответственным подразделениям в процессе продажи квартир.

Срок реализации проекта «под ключ» - 2 месяца.

С апреля по май 2015 года запущено в эксплуатацию:

1) Регистрация в системе контактных лиц и контактов с клиентами:

  • при получении информации о звонке из системы "Oktell";
  • при получении заявки с лендинговых страниц;
  • при регистрации выполнения задачи «Встреча с клиентом»;
  • вручную сотрудниками.

Обработка входящих/исходящих вызовов осуществляется на основании настроенных сценариев:

Входящий звонок:

При поступлении входящего звонка в системе CRM-Eludia + Oktell регистрируется документ "Контакт с клиентом", который содержит в себе информацию о звонившем абоненте, запись разговора и др. Производится поиск Абонента-Клиента и Контактного менеджера –сотрудника, ответственного за данного Клиента. Если таковые нашлись, звонок напрямую переводится на внутренний номер ответственного, если внутренний номер с рабочего места не отвечает, то переводит звонок на мобильный номер ответственного по технологии FMC. Если у Менеджера стоит статус «Отсутствует», то звонок переводится на оператора-секретаря. Не регистрируются, но записываются звонки с номеров из "черного" списка, а также звонки с номеров сотрудников, зарегистрированных в системе Eludia.

Исходящий звонок:

При совершении звонка в системе Eludia-Oktell регистрируется документ "Контакт с клиентом", который содержит в себе информацию об абоненте-Клиенте, запись разговора и др. Также, как и при входящем вызове производится поиск Клиента и Ответственного менеджера и сохранение их в документе "Контакт с клиентом". Исходящие вызовы регистрируются только с номеров, которые входят в "белый" список. Не регистрируются, но записываются звонки на номера из "черного" списка, а также звонки на номера сотрудников, зарегистрированных в системе Eludia. Если у сотрудника, которому был переадресован звонок (ответственный за обработку, либо секретарь), при поступлении (совершении) звонка открыта система Eludia-Oktell, то в системе появляется уведомление о звонке и открывается окно с документом "Контакт с клиентом" (в котором уже частично заполнена информация об инициаторе/получателе звонка). В каждом документе "Контакт с клиентом", автоматически сформированном по информации от Oktell, сохраняется история переадресации звонка. В документе "Контакт с клиентом" дополнительно к информации о текущем звонке (и его обработке) отображается история звонков, запись с разговором.

В «Общей Карте Клиента» помимо персональных данных отображаются: задачи, созданные ответственным сотрудником отдела продаж к контактному лицу (позвонить, назначить встречу, провести встречу и т.д.); история всех «Контактов с клиентом» (заявка с сайта, заказ звонка с сайта, звонок, встреча, рассылка смс-уведомлений о плановом платеже/о просрочке планового платежа); заявка на покупку объекта недвижимости, которая содержит в себе данные по текущей сделке, необходимые для оформления договора (объект недвижимости, вид договора, условия оплаты, использование сертификата, количество собственников и т.д.).

2) Регистрация объектов недвижимости: описание типовых проектов здания и его структуры с указанием подъездов, этажей и квартир (и их типовых характеристик), привязка к объектам проектной документации и других регламентных документов; регистрация объектов недвижимости (сформированных на основании типового проекта), по которым открываются продажи, с возможностью отслеживания статуса каждой квартиры (свободна, забронирована, продана), статуса самого дома (строится, сдан в эксплуатацию, на гарантии); установка/изменение цен на все объекты, входящие в дом в разрезе видов квартир; отслеживание всех претензий, поступивших от Клиентов по объекту недвижимости, включая записанные разговоры из Oktell.

3) Регистрация Договоров на продажу объектов недвижимости: регистрация Договоров в электронном архиве на основании «Заявки Клиента на покупку объекта недвижимости», во время регистрации договоров к «Карте клиента» подключается сотрудник из юридического отдела; описание основных параметров договора, хранение файлов с текстом договора, запуск процесса согласования договора, отслеживание состояния договора (оформление, согласование, утверждение, передача в регистрационную палату, прошел регистрацию и т.д.), формирование графика платежей по договору.

4) Регистрация факта продажи квартиры, отслеживание исполнения графика платежей по договорам: регистрация факта продажи с отображением проектной стоимости, фактической стоимости (после уточнения площади на основании обмера БТИ), отклонения в стоимости; отслеживание исполнения графика платежей, Oktell занимается рассылкой смс/e-mail/аудио - уведомлений Клиентам о предстоящем плановом платеже/просроченном платеже с указанием договора, даты платежа, суммы; формирование отчетных данных о фактических поступлениях, плановых и просроченных платежах.

5) Электронный архив документов, в котором хранятся документы всех подразделений организации, с настроенными правами доступа на просмотр/изменение: документы по объектам недвижимости (кадастровые/градостроительные планы, проектная документация/декларация, разрешительная документация); договора на продажу объектов недвижимости (договора, доп. соглашения и т.д.); претензии и возражения от покупателей, в привязке к объектам недвижимости с приложением электронных версий заявлений от Клиента, ответа на претензию с фиксацией результата рассмотрения претензии, плановые/фактические сроки рассмотрения претензии; приказы/распоряжения по организации.

В ближайших планах внедрение модуля «Сопровождения клиента» в который будет входить:

  • сопровождение клиента при архитектурной перепланировке квартиры;
  • юридическое сопровождение оформления перепланировки квартиры;
  • помощь в выборе дизайнерских решений и выбор строительных материалов;
  • гарантийное обслуживание купленного объекта недвижимости.
Заказать проект
Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы, произведут расчет стоимости услуг и подготовят коммерческое предложение.

Характеристики

Заказчик:  ЗАО "ТУС"
Сайт:  www.sktus.ru